직장 내 전화 예절 꿀팁: 당겨받기와 전화기 활용법 총정리

 

직장 생활에서 전화 응대는 필수적인 업무 스킬 중 하나입니다. 특히 업체와의 전화 통화는 회사의 이미지를 대표하기 때문에 적절한 예절과 기술이 필요합니다.

이번 블로그에서는 직장인이 꼭 알아야 할 전화 예절과 전화기 사용법에 대해 구체적으로 정리하겠습니다.

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전화 예절의 중요성

전화 통화는 직접 만나지 않고 이루어지는 커뮤니케이션입니다. 따라서 목소리 톤과 언어 선택, 태도 등이 상대방에게 큰 영향을 미칩니다. 올바른 전화 예절을 지키면 신뢰와 전문성을 전달할 수 있습니다.

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전화 예절 가이드라인

1. 전화받을 때

• 첫인사:
• 상대방 확인: "어떤 용건으로 전화 주셨는지 말씀 부탁드립니다" 등 상대방의 의도를 파악합니다.

2. 전화 걸 때

• 자기소개:
• 용건 명확히 하기: 통화 목적을 간결하고 명확하게 전달합니다.

3. 중간 대화 매너

• 적극적 경청: 상대방의 말을 주의 깊게 듣고 필요한 경우 "알겠습니다", "확인했습니다" 등으로 응답합니다.
• 중간 확인: 상대방이 이해했는지 확인하며 진행합니다. "이 부분이 맞으신가요?"

4. 전화 종료

• 정리와 감사 인사: 통화 내용을 간략히 요약하고 "통화 감사합니다, 좋은 하루 보내세요"로 마무리합니다.
• 상대방이 끊을 때까지 기다리기: 상대방이 전화를 끊을 때까지 기다리는 것이 예의입니다.

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전화기 사용법: 당겨 받기 및 기타 기능

1. 당겨받기 기능 사용법

• 정의:당겨 받기는 다른 직원의 전화를 대신 받을 수 있는 기능입니다. 바쁜 업무 환경에서 유용하게 활용됩니다.
• 사용 방법:
  • 사무실 전화기에서 특정 키(예: *7 또는 **번호)를 눌러 해당 전화를 당겨 받을 수 있습니다.
  • 사전에 회사의 전화 시스템 매뉴얼을 확인하세요.

2. 보류 및 돌려주기

• 보류: 상대방에게 "잠시만 기다려 주십시오"라고 안내한 후 보류 버튼을 누릅니다.
• 돌려주기: 관련 부서나 담당자에게 전화를 연결할 때는 "[부서 이름]으로 연결해 드리겠습니다"라고 안내합니다.

3. 스피커폰 사용

• 적절한 상황에서만 사용: 회의나 다수의 사람이 통화를 들어야 할 때만 사용하고, 개인 통화에서는 사용을 자제합니다.
• 배경 소음 관리: 스피커폰 사용 시 주변이 조용한지 확인하세요.

4. 음성 사서함 설정

• 프로페셔널한 메시지 녹음: "안녕하세요, [회사 이름] [본인 이름]입니다. 현재 자리를 비운 상태이니 용건을 남겨주시면 확인 후 연락드리겠습니다."

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전화 예절을 지킬 때의 장점

1. 전문성 전달: 전화 예절은 회사의 이미지와 연결됩니다.
2. 효율적인 업무 진행: 명확한 의사소통은 업무 처리 속도를 높입니다.
3. 신뢰 형성: 고객이나 협력업체와의 관계에서 신뢰를 구축할 수 있습니다.

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결론

직장인의 전화 예절과 전화기 사용법은 작은 차이로 큰 영향을 미칠 수 있는 중요한 스킬입니다. 오늘 소개한 내용을 바탕으로 전문적이고 신뢰를 주는 전화 응대를 실천해 보세요. 이 작은 변화가 직장에서의 이미지를 더욱 긍정적으로 만들 것입니다.

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